Jeder, der in großen IT-Projekten lange Zeit unterwegs ist wird früher oder später über den Begriff Cut-Over stolpern. Es braucht Lange Zeit, um sich mit dem Thema vertraut zu machen. Diese Seite soll kein Wikipedia Eintrag werden. Daher versuchen wir es mal anders:
Wie erklärt man Cut-Over einem 5-jährigen Kind?
Cut-Over ist wie Kochen, nur mit Software statt Essen
Kein Menü ohne Rezept
Beim Kochen ist es klar: Wenn man kein Rezept hat, dann kann vielleicht was Schmackhaftes rauskommen. Muß aber nicht. Genauso ist es beim Cut-Over.
Im Cut-Over gibt es auch ein Rezept. Das ist der Cut-Over Plan. In ihm wird genau beschrieben, was zu tun ist, um am Ende eine Software zu einer ’schmackhaften und lebendigen IT‘ zu erwecken. Es werden neben Dauer auch die Reihenfolge der einzelnen Schritte beschrieben, welche peinlich genau einzuhalten ist. Wie beim Kochen macht es wenig Sinn, alle Zutaten gleichzeitig zusammen zu bringen.
So ein Cut-Over Rezept gibt es aber nicht fertig zu kaufen – allenfalls kann man mit Quickstart @ CutOver.de das Rezept vordefinieren. Im Normalfall startet man mit einer Konzeption, in dem die ‚Zutaten‘ und Aktivitäten in eine Abfolge gebracht werden. Bevor man dieses Rezept umsetzt, sollte es auf Herz und Nieren geprüft werden. In dem Fall werden z.B. die Abhängigkeiten geprüft und Dauern plausibilisiert. Zudem werden Erwartungshaltungen von Zulieferungen geprüft – beim Kochen verwendet man ja auch eher 1A-Produkte zur Weiterverarbeitung.
Jemand muss (beim Kochen) den Hut aufhaben
Kocht man professionell in einer Gastronomie-Küche ist schnell klar: Es muss jemand den Plan vom Ganzen haben und den Hut aufhaben. Das gleiche gilt im Cut-Over. Hier gibt es den Cut-Over Manager, der den (Cut-Over-)Plan mitbringt und der nun die Einhaltung dieses Plans überwacht. Er ist auch derjenige, den man anspricht, wenn es zu Verzögerungen oder Problemen kommt. Im Besten Fall berichtet der Cut-Over Manager proaktiv bei Problemen (z.B. durch Reporting oder aktive Meldung). Er versucht auch, Probleme bestmöglich aus der Welt zu schaffen (Eskalation und Abstimmung).
Zusammenarbeit ist das A und O!
Meist ist der Cut-Over Manager aber nicht alleine für die Umsetzung verantwortlich. Es arbeiten ihm (wie in der Küche) viele Kräfte zu. Dies können Mitarbeiter aus der IT, dem Business oder aus dem Projekt sein. Wie in einer Großküche hat da auch jeder seine vordefinierte Rolle und Aufgabe. Es gibt kein ‚Wichtiger‘ ‚weniger wichtig‘ für einzelne Aufgaben – jeder Handgriff ist wichtig für das Gesamtergebnis. Eine verpatzte Erledigung eines kleinen Schrittes kann bereits das Gesamtergebnis gefährden.
Umso wichtiger ist es, die Erwartungshaltung jeder ‚Station‘ vorab zu klären: ‚Hast Du an dem Tag Zeit, diese und jene Aufgabe zu übernehmen? Kannst Du das fertige Ergebnis dann an Frau Müller übergeben?‘
Und ganz wichtig: Das Cut-Over-Team muss immer aktiv kommunizieren und der ‚Treiber‘ sein. Wie der Küchenchef, der immer wieder Ansagen ans Team macht – nicht immer wird er er direkt eine Antwort erhalten. In einem erprobten Team (Küche und Cut-Over) sind die Team-Mitglieder immer ‚empfangsbereit‘ für Meldungen vom Chef. Sind sie ’nicht auf Empfang‘ sollten sie sich abmelden (Küche: z.B. zur Raucherpause). Darüber hinaus muss Cut-Over auch immer aktiv nach außen Informationen bereitstellen. Sie dies durch Reporting, Wochenberichte oder aktive Kommunikation.
Am besten gibt es ein ‚Probe-Essen‘ vorweg
Wie in einer Sterne-Küche wird das Ergebnis des ersten Kochens nicht gleich den VIP-Gästen serviert. Das heißt, es gibt einen Testlauf, in dem sowohl der Cut-Over Plan als auch das Zusammenspiel aller Akteure geprobt wird.
Können von den Akteuren die Tätigkeiten in den vordefinierten Zeitfenstern in der nötigen Qualität zugeliefert werden?
Sind die Methoden und Maßnahmen überhaupt geeignet, bei Abweichungen zielgerichtet zu reagieren?
Ist das Team und die Küche (IT) überhaupt fähig, dem Menü gerecht zu werden?
Neben einen exzelent funktionierenden Team braucht es auch eine gut funktionierende Infrastruktur. Ohne ausreichende Hardware erreicht man keinen guten Cut-Over. Ein Sterne-Menü kann man ebenso nur schwerlich in einer Haushaltsküche zubereiten.
Fehler in der Generalprobe sind noch verzeihlich, müssen aber im Detail geklärt und für den Echtlauf ausgemerzt werden. Hat man Plan und Akteure zuverlässig im Griff, kann mit dem eigentlichen Go-Live begonnen werden.
Der Kunde verzeiht keine Fehler. Es gibt keine 2. Chance.
Kunden sind hierbei interne Abteilungen, die vom Cut-Over betroffen sind, in dem sie beispielsweise auf ein neues System wechseln.
Es sind aber auch Marktpartner wie Lieferanten oder Kunden, die von der IT-Umstellung betroffen sind. Daher ist umso mehr ein reibungsloser Cut-Over immens wichtig um negative Außenwirkung zu vermeiden.
Denn es gibt nur EINE Chance, an Ende einen sauberen Systemstart hinzulegen.
Guten Apetit & Gutes Gelingen